Akten vernichten – So geht es datenschutzgerecht

Die Nutzung von Aktenvernichtern oder Lösungen zur Aktenvernichtung haben im betrieblichen Bereich eine lange Tradition. So stehen beispielsweise in vielen Unternehmen kleine Aktenvernichter zur Verfügung, die Akten, CDs und Datenträger zerkleinern und so die enthaltenen Informationen unkenntlich machen. Eine Alternative sind spezielle Papiertonnen, die beispielsweise in Kopierräumen aufgestellt werden und nur durch einen kleinen Schlitz befüllt werden können. Ein Entsorgungsunternehmen holt diese in regelmäßigen Abständen ab und vernichtet die eingegebenen Akten nach Maßgabe.

Seit der Einführung der DSGVO ist jedoch auch die datenschutzgerechte Aktenvernichtung genauer geregelt. Konkret beschreibt etwa die DIN-Norm 66339, welche Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung auf welchem Wege erreicht werden. So sieht die Norm zunächst drei Klassen vor:

• Klasse 1: Unterlagen, durch deren Veröffentlichung und Missbrauch ein Schaden entstehen kann
• Klasse 2: Unterlagen, die vertrauliche oder personengebundene Informationen beinhalten (z.B. Personal-, oder Krankenakten)
• Klasse 3: Streng vertrauliche Unterlagen und Daten (z.B. Geschäftsgeheimnisse oder Informationen für klar definierte Adressaten)

Datenschutzgerechte Aktenvernichtung – Die Klasse bestimmt die korrekte Vorgehensweise

Wie brisant Inhalte von Akten oder Datenträgern sind, wird mit Hilfe der zuvor genannten Klassen festgelegt. Hinsichtlich der Datenformate gelten dann verschiedene Sicherheitsstufen. Die Sicherheitsstufen für Papier reichen von „P-1“ bis „P-7“ und definieren, wie stark ein Dokument bei der Aktenvernichtung verkleinert werden muss, um diesen zu genügen.

Ein zu vernichtendes Dokument, welches der Klasse 1 zugeordnet wird, kann etwa gemäß der Sicherheitsstufe P-1 vernichtet werden. In der Regel erfolgt diese Vernichtung mit speziellen Geräten, eine Aktenvernichtung der Stufe P-1 ist jedoch auch noch händisch möglich. So müsste ein DIN-A4-Blatt in mindestens 32 gleichgroße Einzelteile geteilt werden. In der Sicherheitsstufe P-7 müsste dasselbe Blatt hingegen schon in 12.600 Einzelteile zerteilt werden, was nur noch mit Hilfe von Maschinen gelingt.

Je nach Klasse und Sicherheitsstufe müssen Aktenvernichter auch bestimmte Toleranzen einhalten, so dürfen beispielsweise keine einzelnen Schnipsel zurückbleiben, die größer als andere Teile sind. So soll vermieden werden, dass auch sensible Einzelinformationen missbräuchlich verwendet werden könnten.

Akten nicht einfach vernichten!

Auch wenn die datenschutzkonforme Vernichtung von Akten wichtig ist und zum Arbeitsalltag dazu gehört, müssen Unternehmen auch andere Pflichten beachten. So gilt für viele Akten eine Mindestaufbewahrungsfrist, sodass viele Akten sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt, aufbewahrt werden müssen. Teilweise kann diese Aufbewahrung bereits digital erfolgen, teilweise ist aber auch noch die analoge Aufbewahrung nötig.

Endet eine Aufbewahrungsfrist, so können Akten wie gewohnt nach den jeweiligen Standards vernichtet werden. Die oben genannte DIN-Norm umfasst auch die Vernichtung von Akten und Daten, die sich auf Datenträgern, Ausweisen, Telefonen und anderen Dingen befinden. Auch bei diesen Dingen gibt es je nach Datenschutzklasse verschiedene Vernichtungsstufen.

Vor der Vernichtung auf sichere Aufbewahrung achten

Bevor alte Akten und Daten vernichtet werden dürfen, müssen diese natürlich sicher und geschützt gelagert werden. Dazu gehört einerseits, dass sichergestellt ist, dass nur befugte Personen auf die Akten zugreifen können und andererseits diese Akten auch vor gewissen Einflüssen geschützt werden. Dafür bieten sich etwa spezielle Aktenschränke an, die als Feuerschutzschrank konzipiert wurden. In solchen Schränken lassen sich auch große Mengen Akten sicher und immer zugriffsbereit verschließen. Diese sind je nach Widerstandsklasse vor Diebstahl geschützt und halten auch Hitze oder Feuer stand.

Aktenvernichtung und Aktenarchivierung gehen in Unternehmen am besten Hand in Hand. Sind die dazugehörigen Prozesse einmal festgelegt, so ist in der Praxis sichergestellt, dass alle geltenden Anforderungen jederzeit im Sinne des Gesetzgebers erfüllt werden. So sind der Datenschutz, die Archivierung und die Aktenvernichtung jederzeit ganzheitlich gedacht.

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