Dokumentenmanagement – sowohl für Unternehmen als auch für Haushalte wichtig

In jedem Unternehmen gibt es wichtige Dokumente, die besser nicht in die falschen Hände geraten oder gar verloren gehen sollten. Daher ist ein gutes Dokumentenmanagement besonders wichtig. Einerseits aus Sicherheitsgründern, andererseits natürlich auch aus organisatorischen Gründen. Sollten strategische wichtige Dokumente, die ein Unternehmen besitzt, verloren gehen, dann kann dies sehr gefährlich und teuer für das Unternehmen werden. Andererseits ist eine gute Organisation der Dokumente ebenfalls für Unternehmen wichtig, da man so die Suche nach bestimmten Unterlagen deutlich effizienter gestalten kann.

Aber nicht nur für Unternehmen ist das Dokumentenmanagement ein besonders wichtiger Aspekt, auch im privaten Rahmen ist es von großen Vorteil, dass Sie ein Ihre Dokumente sauber und ordentlich sortiert haben. Natürlich spielt der Diebstahl auch eine Rolle, allerdings ist dieser Aspekt aus privater Sicht beim Dokumentenmanagement eher zu vernachlässigen. Jeder von uns hat das mit Sicherheit schon einmal erlebt: ein Vertrag für die Versicherung oder für den Mobilfunkanbieter wir benötigt oder bestimmte Unterlagen für die Arbeit gesucht und gesucht und dann am Ende vielleicht nicht einmal mehr gefunden. Das nervt nicht nur extrem, sondern kann auch Kosten verursachen, wenn man zum Beispiel neue Dokumente von bestimmten Institutionen anfordern muss. Mit einem guten Dokumentenmanagement sparen Sie sowohl Zeit, Geld und vor allem Nerven.

Aus diesen Gründen möchten wir Ihnen von Melsmetall etwas über das Dokumentenmanagement näher bringen.

Dokumentenmanagement für Unternehmen!

Wie eingangs erwähnt ist es für Unternehmen besonders wichtig. Sowohl aus der Sicherheitsperspektive als auch aus der Organisatorischen. Daher sollten Unternehmen beim Dokumentenmanagement nicht an der falschen Stelle sparen. Es gibt sowohl digitale als auch physische Lösungen.

Der digitale Ansatz: mit einer Cloud basierten Lösung haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit auf sämtliche Dokumente zuzugreifen. So können auch in der Regel schnell Gruppen gebildet werden, damit nur bestimmte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben. Dies sorgt dafür, dass kein unbefugter Mitarbeiter und Praktikant Daten einsieht, die diese Person besser nicht sehen sollte. Darüber hinaus bietet der Cloud basierte Ansatz im Bereich des Dokumentenmanagements den Vorteil, dass Sie über verschiedene Suchfunktionen Dokumente direkt finden können. So wird eine Menge Zeit und damit auch Geld eingespart, da die Zeit für die Suche nach Dokumenten verkürzt wird.

Der physische Ansatz: mit einem Dokumententresor haben Sie die Möglichkeit Dokumente zu verstauen oder auch Speichermedien zu lagern, die sensible Daten enthalten. Im Gegensatz zur Cloud haben Sie natürlich eine etwas größere Sicherheit, allerdings hat nicht jeder Mitarbeiter einen solch schnellen Zugang zu den Dokumenten wie beim digitalen Ansatz. Darüber hinaus gibt es auch Aktenschränke, in denen man ebenfalls bestimmte Dokumente ordentlich lagern kann. Innerhalb der Aktenschränke dauert die Suche, dank der schönen Sortierungsmöglichkeit, nicht lange.

Dokumentenmanagement für private Haushalte!

Wie in der Einleitung erwähnt, ist ein gutes Dokumentenmanagement auch für private Haushalte von großem Nutzen. Nicht nur, dass Sie sich einiges an Sucharbeit und Nerven sparen können, sondern auch bares Geld. Denn einige Dokumente kosten bei der Beantragung ein wenig Geld. Aber mit einem guten Dokumentenmanagement müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen. Mappen oder Ordner, die man beschriften kann, sind schon mal ein erster Schritt in die richtige Richtung. So können Sie zum Beispiel einen Ordner nur für Versicherungen anlegen und wissen sofort, wenn es um versicherungstechnische Unterlagen geht, wo Sie diese finden können. Dieses System lässt sich natürlich auch auf jeden anderen Bereich übertragen. Wenn Sie dann mehrere Ordner erstellt haben, können Sie diese optimal in einem Aktenschrank lagern und haben so ein hervorragendes Dokumentenmanagement.

Ein weiter Tipp ist es, von den Originalunterlagen, zum Beispiel von der Geburtsurkunde eine Kopie anzufertigen. Sobald dies erfolgt ist, sollten Sie das Original besonders gut verstauen und lediglich die Kopien nutzen, wenn Sie die Urkunde für eine bestimmte Situation benötigen. Dies sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen in Ihrem Dokumentenmanagement nicht auf mysteriöse Art und Weise verloren gehen. Oder Sie verstauen die Originalunterlagen nicht, sondern fertigen eine digitale Kopie davon an. Aber: Speichern Sie die Daten nicht in einer Cloud, sondern auf einem lokalen Speichermedium. Darüber hinaus sollten Sie ein Backup von denen Daten erstellen, falls ein Speichermedium technische Probleme verursacht. Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, stehen einem optimalen Dokumentenmanagement nichts mehr im Wege und Sie können sicher gehen, dass Sie nie wieder Unterlagen suchen müssen oder verloren haben.