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Im Laufe eines Lebens sammelt sich so einiges an Unterlagen an. Viele davon sind natürlich sehr wichtig und sollten daher besonders gut geschützt werden. Nur so können Sie sicher gehen, dass diese nicht abhandenkommen oder beschädigt werden. Ein guter Unterlagenschutz sorgt also dafür, dass sämtliche wichtige Unterlagen nicht zerstört werden zum Beispiel durch einen Kaffeefleck oder durch den Alterungsprozess. Wir von Melsmetall möchten Ihnen im Folgenden ein paar Tipps an die Hand geben, sodass Sie wissen, wie das mit dem Unterlagenschutz klappt.

Nicht wegwerfen – diese Dokumente sollten einen Unterlagenschutz erhalten

Zunächst mal klären wir, welche Dokumente überhaupt ein Unterlagenschutzerfahren sollten. Jeder kennt seinen Aktenschrank in dem unfassbar viele Unterlagen Ihren Platz finden, aber davon können Sie sicherlich einige entsorgen oder nicht alle Dokumente benötigen einen Unterlagenschutz. Aber welche Unterlagen sollten denn einen Unterlagenschutz erhalten? Zunächst einmal unterscheiden wir bei den Unterlagen zwischen welchen, die Sie ein Leben lang benötigen, die Sie bis zur Rente benötigen und welche, die Sie 10 Jahre aufbewahren müssen.

Diese Unterlagen sollten in jedem Fall einem Unterlagenschutz unterzogen werden, da Sie diese Ihr ganzes Leben benötigen. Das wären Pass, Ausweis, Führerschein, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde sowie Sterbeurkunden von Angehörigen. Also nehmen Sie den Unterlagenschutz bei diesen Dokumenten sehr ernst, da Sie diese Ihr Leben lang immer wieder mal brauchen. Auch Schul- und Arbeitszeugnisse könnten in Ihrem Leben äußert lange in irgendeiner Form wichtig sein.

Bis zur Rente sollten Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträgen, Rentenversicherungsnachweise, Belege über eine eventuelle Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit aufbewahrt und geschützt werden. Natürlich sind die Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, aber hier könnte es im Laufe der Zeit zu Fehlern gekommen sein, sodass Sie mit diesen Belegen auf Nummer sicher gehen. Daher sollten diese Dokumente auch einen Unterlagenschutz erhalten.

Zu Guter Letzt gibt es noch Unterlagen, Dokumente oder Belege, die bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Allerdings ist dieser Punkt für Privatpersonen eher uninteressant. Sobald alle Unterlagen für das Finanzamt verschickt wurden und die Steuererklärung soweit in Ordnung ist, können Sie diese entsorgen. Allerdings sei gesagt, dass das Finanzamt zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern darf, sollte ein Verdacht auf Steuerhinterziehung bestehen. Also wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Steuerbescheide, Belege und Kopien der Erklärung ordentlich schützen im Rahmen des Unterlagenschutzes.

Schutz für die Unterlagen – Laminieren

Aber wie genau soll ich den Unterlagenschutz durchführen? Eine sehr bewährte Möglichkeit ist das Laminieren. So bleiben die Dokumente wie neu und werden auch in weiter Zukunft die Zeit überdauern. Beim Laminieren kann man zwischen drei verschiedene Verfahren unterscheiden, für welches Sie sich entscheiden, bleibt ganz Ihnen überlassen. Das Heißlaminieren und Kaltlaminieren erfolgt nach einem sehr ähnlichen Prinzip, bei beiden Verfahren wird das Dokument zwischen zwei Folien gelegt und mit einem Kleber zugeklebt. Beim Heißlaminieren benötigen Sie aber ein spezielles Gerät, daher ist es ratsam, für den privaten Unterlagenschutz, die Kaltlaminierungsmethode durchzuführen. Dies geht einfacher von der Hand und Sie benötigen kein spezielles Werkzeug. Als drittes Laminierungsverfahren gibt es noch die Glanzkaschierung. Dieses Verfahren wird von einer Druckerei durchgeführt, da dafür spezielle Geräte notwendig sind, die in der Regel nur in einer Druckerei zu finden sind. So wird dieses Verfahren vor allem zu dekorativen Zwecken genutzt oder für Firmen und ergibt in einem private Rahmen nicht so viel Sinn.

Mit einer Laminierung gehen Sie also absolut sicher, dass Ihre Unterlagen geschützt sind und so nicht mehr zerstört werden können. Aber natürlich können Sie sämtliche Unterlagen auch in Klarsichtfolie packen. In dieser sind die Dokumente ebenfalls gut geschützt und das auch über einen längeren Zeitraum.

Was nützt der Unterlagenschutz ohne Ordnung im Büro?

Selbst wenn alle Unterlagen optimal geschützt sind, sollten Sie darauf achten, dass Sie diese auch zügig wieder finden. Ansonsten war die ganze Arbeit umsonst. Falls Sie bei besonders sensiblen Unterlagen sicher gehen wollen, dass diese nicht gestohlen werden können, empfiehlt es sich, diese in einem Wertschutzschrank oder Safe zu lagern, damit Sie dort absolut sicher sind.

Wir hoffen wir konnten Ihnen so ein paar Tipps zum Thema Unterlagenschutz an die Hand geben, sodass Sie nun in Zukunft wissen, welche Dokumente oder Belege Sie besser schützen sollten und wie das am besten funktioniert.

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