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„Arbeit ist das halbe Leben, das liegt halt bei uns so drin.
Ordnung ist die andere Hälfte, nur mit Ordnung hat das Leben Sinn.“ lässt Peter
Maffay die Ameisen in dem Musical „Tabaluga“ singen. Und tatsächlich spielt
Ordnung am Arbeitsplatz in nahezu allen Branchen eine extrem wichtige Rolle. Es
geht darum, Unterlagen sicher und auffindbar aufzubewahren und sicherzustellen,
dass sie vor Kriminellen, Bränden, Feuchtigkeit und vielen anderen Gefahren
bestmöglich geschützt sind.
Ordnung am Arbeitsplatz lässt sich auf vielfältige Weise erzielen. Welche Hilfsmittel besonders beliebt sind und worauf bei der Auswahl zu achten ist, erklärt dieser Artikel.
Hochwertige Aktenschränke nutzen, um Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen
Aktenschränke kommen in vielfältigen Berufen und Unternehmen zum Einsatz. Sie spielen in einem Betrieb aber auch im Home-Office und in zahlreichen Behörden eine wichtige Rolle. Es gibt Aktenschränke in unterschiedlichen Größen und Varianten, um in jedem Umfeld für Ordnung am Arbeitsplatz sorgen zu können. In einigen Modellen findet lediglich eine Handvoll Aktenordner Platz, in anderen können ganze Jahrgänge untergebracht werden. Viele Firmen legen zudem Wert auf feuerverzinkte Modelle, um ihre Dokumente selbst vor Bränden zu schützen.
Die große Nachfrage nach Aktenschränken ist nicht nur auf das Bedürfnis nach Ordnung am Arbeitsplatz zurückzuführen, sondern auch auf die teils langen Aufbewahrungspflichten hierzulande. In einigen Berufen müssen Unterlagen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Um die jeweiligen Dokumente bei Bedarf schnell wiederfinden und einsetzen zu können, ist eine gewisse Ordnung am Arbeitsplatz unabdingbar.
Ordnung am Arbeitsplatz und Sicherheit durch Safes und Tresore
Ordnung am Arbeitsplatz ist zudem im Namen der Sicherheit extrem wichtig. Wenn die Mitarbeiter wichtige Unterlagen nach dem Gebrauch sorgfältig verstauen und die jeweiligen Schränke und Safes zuverlässig abschließen, haben Unbefugte quasi keine Möglichkeit, darauf Zugriff zu nehmen. Deswegen entscheiden sich zahlreiche Betriebe dafür, Tresore einzusetzen, um besonders sensible, kostbare oder personenbezogene Daten zu schützen.
Bei der Auswahl kommen unterschiedliche Tresore zum Einsatz. Einige entscheiden sich für Wandtresore, Bodentresore oder Wertschutzschränke die unsichtbar untergebracht werden können. Andere benötigen spezielle Dokumententresore und Geschäftstresore. Wenn die Sorge besteht, dass ein Brand die Unterlagen gefährden könnte, bietet sich der Einsatz von Feuerschutztresoren an. Die gewählten Lösungen können somit perfekt auf den individuellen Bedarf und das jeweils angemessene Schutzbedürfnis angepasst werden.
Den Schreibtisch digitalisieren für mehr Ordnung am Arbeitsplatz
Mittlerweile gehen immer mehr Betriebe dazu über, eine digitale Transformation zu durchlaufen. Das hat nicht zuletzt Auswirkungen auf die Ordnung am Arbeitsplatz. Mitarbeiter sind heutzutage oft nicht mehr darauf angewiesen, bestimmte Dokumente tatsächlich vorliegen zu haben, weil die entsprechenden Informationen und Daten online zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass viele Ordner, Karteikästen und Tabellen nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen müssen, sondern in der Cloud abgespeichert sind.
Um von diesen Vorteilen für die Ordnung am Arbeitsplatz zu profitieren, ist es wichtig, zentrale Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der digitalisierten Unterlagen zu ergreifen. Hierzu gehört, ein eigenes Digitalkonzept zu entwickeln, das ein dezidiertes Cybersecurity-Konzept umfasst. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Dokumente sicher und auffindbar abspeichern und mit den vorhandenen Apps, Plattformen und Tools umzugehen haben. Wenn das gelingt, steht effizienter Ordnung am Arbeitsplatz nichts entgegen.
Fazit: Ordnung am Arbeitsplatz ist im Interesse aller
Von Ordnung am Arbeitsplatz profitieren alle: Mitarbeiter
arbeiten effizienter und die Anliegen der Kunden werden schneller und
professionell erledigt, was zu mehr Umsätzen für das Unternehmen führt.
Deswegen ist es wichtig, gezielte Strategien für Ordnung am Arbeitsplatz zu
entwickeln und diese professionell umzusetzen. Je individueller die einzelnen
Lösungen auf die Mitarbeiter, ihre Arbeitsplätze und die jeweiligen Aufgaben
zugeschnitten sind, desto besser.