Akten sortieren – so machen Sie es richtig!

Akten spielen in der Unternehmenswelt nach wie vor eine wichtige Rolle. Sie helfen dabei, wichtige Unternehmenszahlen festzuhalten, und müssen teilweise bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Akten sortieren lohnt sich daher, um bei einer eventuellen Prüfung vorbereitet zu sein und alle notwendigen Unterlagen zu finden. Es gibt verschiedene Hilfsmittel und Tools, die das Sortieren von Dokumenten unterstützen und vereinfachen. Hierzu gehören klassische Lösungen wie Aktenschränke und Tresore, aber auch digitale Ablageoptionen in der Cloud werden immer häufiger genutzt. Dieser Artikel erläutert, wie das Akten sortieren professionell gestaltet werden kann und welche Hilfsmittel hierbei gute Dienste leisten.

Akten sortieren in speziellen Aktenschränken mit zahlreichen Fächern

Aktenschränke mit zahlreichen Fächern kommen beim Akten sortieren in vielen Unternehmen zum Einsatz. Es gibt solche Schränke in unterschiedlichen Größen, sodass sie perfekt auf den eigenen Bedarf angepasst werden können. In einige Schränke passen mehrere Dutzend Aktenordner, in anderen werden lediglich wenige, besonders wichtige Unterlagen untergebracht. Solche Schränke zum Akten sortieren schützen vor den unterschiedlichsten äußeren Einflüssen. So können sie beispielsweise feuerverzinkt sein, damit große Hitze und Feuer den Unterlagen nichts oder nur wenig anhaben können. Auch Feuchtigkeit gelangt so nicht an die Dokumente und kann sie schädigen. Einige Aktenschränke werden direkt auf den Boden gestellt, andere aufgehängt oder in den Boden gelassen. Es ist somit möglich, sie auf das jeweilige Einsatzgebiet anzupassen und sicherzustellen, dass sie die individuellen Ansprüche erfüllen.

Tresore – die Alternative zum Akten sortieren für besonders sensible Dokumente

Neben Feuer und Feuchtigkeit sind Unterlagen insbesondere durch Diebe gefährdet. Einige Kriminelle wollen sich auf diese Weise bereichern, andere betreiben Betriebsspionage und wollen Mitbewerber einer Firma stärken. Beim Akten sortieren sollte daher großer Wert auf die Sicherheitsmerkmale gelegt werden. Viele Firmen setzen deswegen unterschiedliche Safes und Tresore ein. Es gibt Wandtresore, Bodentresore und Wertschutzschränke aber auch Möbeltresore kommen beim Dokumente sortieren zum Einsatz. Besonders beliebt sind spezielle Dokumententresore, in denen die Mitarbeiter Unterlagen unterbringen und Akten sortieren können. So wird Unbefugten der Zugriff verwehrt und vertrauliche Informationen bleiben geschützt.

Datenablage in der Cloud – Akten sortieren im digitalen Zeitalter

Neben den bereits genannten Lösungen kommen beim Akten sortieren digitale Tools vermehrt zum Einsatz. Immer mehr Firmen streben das papierlose Büro an, bei dem sämtliche Unterlagen digital aufbewahrt werden. In diesem Zusammenhang spielt die Cloud eine wichtige Rolle. Viele Dienstleister bieten die Möglichkeit, Unterlagen und komplette Akten zu digitalisieren und diese online sicher aufzubewahren. In der digitalen Welt spielt das Akten sortieren eine besonders wichtige Rolle. Ansonsten passiert es schnell einmal, dass wichtige Unterlagen verloren gehen beziehungsweise nicht aufgefunden werden können. Beim Akten sortieren ist daher die Benennung der verschiedenen Dateien von großer Wichtigkeit. Diese sollte chronologisch erfolgen und so eindeutig sein, dass die Mitarbeiter immer genau wissen, um welche Art von Unterlagen es sich handelt.

Fazit: Vielfältige Strategien beim Akten sortieren nutzen

Beim Akten sortieren sollten möglichst viele unterschiedliche Strategien genutzt werden. So ist sichergestellt, dass die Datensicherheit auf mehreren Säulen ruht und wichtige Unterlagen bestmöglich geschützt sind. Unterschiedliche Gefahren wie Feuer, Feuchtigkeit und Kriminelle sollten berücksichtigt werden, um genau die Sicherheitsmaßnahmen zu finden, die zu einem passen und die für das individuelle Akten sortieren am besten geeignet sind.